Проблема это препятствие на пути к достижению поставленной цели. Для решения проблемы требуется провести ее анализ и учитывать в проекте как текущие условия, так и возможность повторения ситуации в проекте.
Проблемной называется ситуация, когда деятельность не реализуется принятыми ранее способами, и достижения результата деятельности в изменившихся условиях непрогнозируемо (затруднено или исключено).
Анализ проблемы должен формулироваться так, чтобы лицо, на которое адресуется проблема, могло оперативно принять решения. Т.е. должна быть видна корневая причина, а описание должно быть полным, непротиворечивым и достоверным, что бы управляющий мог по реальным ресурсам и обстоятельствам скоординировать изменения в проекте с достижением конечного результата.